Bir müşavir ofisinde zaman üç yere gider: mükelleften belge kovalamaya, aynı satıcının aynı faturasını her ay yeniden kodlamaya, bir mevzuat değişikliğini kaçırmamak için tetikte durmaya. Üçü de tekrar eden iştir; tekrar eden iş yazılımın işidir. Kolayla bu üçünü üstlenir, kararı size bırakır — çünkü altına imza atan sizsiniz.
Belge entegratörden kendiliğinden düşer, VKN'sinden ilgili mükellefe eşlenir, XML'i okunur ve taslak fiş kurulur. Tek zarfta gelen çok sayfalı belge tek tek belgelere ayrılır. Elle giriş akışın tamamı için değil, yalnızca istisnalar için kalır.
Fiş, borcu alacağına kuruşu kuruşuna eşitlenmeden kapanmaz; denk olmayan kayıt aktarım dosyasına hiç çıkmaz. Tutarlar tam sayı kuruş olarak tutulduğu için ondalık yuvarlama farkı satırdan satıra birikmez. Hesap kodu önerisi de gerekçesiyle gelir; neyi onayladığınızı görerek onaylarsınız.
Oran, dilim ve hesap planı değişiklikleri ürünün kendisiyle gelir; ofiste kimsenin bir şey yapması gerekmez. Kurulum dosyası indirmek, her makineye tek tek sürüm geçmek, güncelleme gününü beklemek yok. Bir bilgisayarın eski sürümde kalıp yanlış oranla fiş üretmesi diye bir ihtimal oluşmaz.
Bulutta çalışır: ofiste bıraktığınız işi akşam evde açar, ertesi gün mükellefin masasında sürdürürsünüz. Veri tek yerde durur, kopyası taşınabilir diskte dolaşmaz. Yedekleme, sunucu bakımı ve lisans dosyası ofisin gündeminden düşer.
Aynı arayüz ekran boyutuna göre yeniden dizilir; mağazadan uygulama indirmek gerekmez, tarayıcı yeter. Tablette gider onaylar, telefondan bir mükellefin durumuna bakarsınız. Klavye başındaysanız tanımlı 56 kısayolla ekranlar arasında fareye hiç uzanmadan gezinirsiniz.
Her ay dönen aynı talepler — eksik belgeyi iste, hatırlat, geleni ilgili mükellefle eşleştir — kalıba bağlanır. Portföy büyüdükçe iş katlanmaz: sınırsız sayıda mükellefi tek panelden yürütür, mükellef başına aynı düzeni yeniden kurmazsınız. Ay sonunda üst üste yığılan iş, ayın içine dağılır.
Belgeyi tahmin etmiyoruz; fark tam olarak burada. e-Fatura ve e-Arşiv zarfı size zaten yapılandırılmış veri olarak ulaşır — Kolayla satıcıyı, VKN'yi, matrahı, KDV oranını ve kalemleri görüntüden çıkarmaya çalışmaz, alanın kendisinden birebir okur. Ardından Tekdüzen Hesap Planı'na göre hesap kodunu gerekçesiyle önerir ve borcu alacağına denk taslak fişi kurar. Onaylamadan önce her satır sizindir; onaylamadığınız hiçbir fiş aktarıma çıkmaz.
Mizan, dönem kapanışı ve nakit akışı ekranları veriyi işlendiği anda gösterir; rapor için gece işlemi ya da ay sonu beklenmez. Ayın 20'sinde tablonun nerede durduğunu görmek, ayın 5'inde geçmiş ayı öğrenmekten başka bir şeydir — ilkinde müdahale edecek vaktiniz vardır. Cari yaşlandırma açık kalemleri FIFO ile eşler; hangi tahsilatın hangi faturayı kapattığı belirsiz kalmaz.
Kolayla tarayıcıda çalışır. Kurulum dosyası, lisans anahtarı, sunucu bakımı ve hangi bilgisayarda hangi sürümün durduğu sorusu gündeminizden çıkar. Aynı hesapla masaüstünde, tablette ve telefonda aynı veriyi görürsünüz; makine değiştirdiğinizde taşınacak bir dosya olmaz. Klavye başındaysanız tanımlı 56 kısayol sizi bekler.
Belge kesmek Mükellef'in işi, defter tutmak PRO'nun; ikisini birbirine bağlayan katman ise Kolayla. Bu ayrım bir eksiklik değil, bilinçli bir ürün kararıdır — her katmanın nereye kadar sorumlu olduğu bellidir ve sonradan bulanıklaşmaz. Tipik kurulumda müşavir ofisi PRO ile çalışır, mükellefleri Mükellef'i kullanır, belge aradaki tek yönlü köprüden geçer.
İşletmenin kendi ön muhasebesi. Belge burada doğar ve zincire buradan girer; satıştan tahsilata kadar olan kısım işletmenin elinde kalır.
Belgeden fişe giden katman; zincirin merkezi burasıdır. Mevcut muhasebe programınızın yerine geçmez, onu besler.
Müşavir ofisinin defter katmanı. Belge kesmez; kesilmiş belgeyi deftere işler, bordroyu hesaplar, dönemi kapatır.
Müşavir köprüsü tek yönlüdür: müşavir mükellefin hesabına girmez, yalnızca muhasebeleştirilmiş zarfı çeker. Bağlantı imzalıdır ve imza doğrulanamıyorsa köprü açılmaz, kapanır. Bunlar iyi niyete bırakılmış prosedürler değil, koda gömülmüş sınırlardır — çünkü mükellefinizin verisi sizin sorumluluğunuz, o sorumluluğu paylaşmak da bizim işimiz.
Entegratör anahtarları firma bazında, birbirinden ayrı şifrelenerek tutulur. Bir firmanın anahtarı başka bir firmanın oturumundan görünmez.
KVKK ve sözleşme onayları, hangi metin sürümüne verildiğiyle birlikte kaydedilir. Metin değişirse onay yeniden istenir; eski onay yeni metni kapsamış sayılmaz.
Kim neyi ne zaman değiştirdi kayıt altındadır — sistemden çıkan e-postalar dahil. Aylar sonra sorulduğunda cevap hafızada değil kayıtta durur.
Destek ekibi görüntüler, veri yazamaz; bu bir nezaket kuralı değil kodda uygulanan bir kısıttır. Personel hesaplarında TOTP tabanlı iki adımlı doğrulama kullanılır.
Ürünü bizimle birlikte kuran ilk ofislere, kullandıkları paket için süresiz ücretsiz kullanım hakkı tanıyoruz. Karşılığında istediğimiz ödeme değil: neyin işinize yaradığını, neyin ayak bağı olduğunu düzenli olarak söylemeniz. Bir müşavirin gerçek gününü ancak o müşavir anlatabilir; bu yüzden erken katılanın sözü ağır basıyor.
Hayır. Kolayla programınızın yerine geçmez, ona veri hazırlar. Onayladığınız fişleri Luca, Mikro veya Zirve'nin okuduğu aktarım dosyası olarak çıkarır; Luca tarafında beklenen 25 kolonun tamamı doldurulur, açıkta kalıp elle tamamlamanız gereken alan bırakılmaz. Ofisiniz alışkın olduğu programda çalışmaya devam eder, sizin değiştirdiğiniz tek şey fişin nasıl hazırlandığıdır.
Evet — üstelik önerinin nedenini görerek. Fiş taslak olarak açılır ve her satır düzenlenebilir: kodu değiştirebilir, satır ekleyebilir, açıklamayı kendi dilinize çevirebilir ya da fişi tamamen reddedebilirsiniz. Onaylamadığınız hiçbir fiş aktarım dosyasına girmez; ürün sizin adınıza kayıt kapatmaz. Meslek unvanı sizde olduğu için son söz de sizde kalır.
Hayır, ve bu ayrımın altını çizmek istiyoruz. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri size zaten yapılandırılmış XML olarak ulaşır; Kolayla satıcıyı, VKN'yi, tarihi, matrahı, KDV oranını ve kalemleri bu alanların kendisinden okur. Görüntüden karakter tahmin etmediği için “yanlış okundu, virgül kaydı” diye bir hata sınıfı oluşmaz. Tek zarfta gelen çok sayfalı belgeler de ayrıca tek tek belgelere ayrılır.
Oran, dilim ve hesap planı güncellemeleri ürünle birlikte gelir; ofiste kimsenin bir şey indirmesi, kurması ya da bir sürümü beklemesi gerekmez. Bulut tarafında güncellendiği için tüm kullanıcılar aynı anda aynı sürümdedir. Bir bilgisayarın eski oranlarla çalışmaya devam etmesi ve bunun ancak aylar sonra fark edilmesi gibi bir risk kalmaz.
Mükellef sayısına sınır koymuyoruz; portföyün tamamını tek panelden yürütürsünüz. Gelen belge VKN'sinden ilgili mükellefe kendiliğinden eşlendiği için portföy büyüdükçe dosya arayıp ekran değiştirmezsiniz. Yeni bir mükellef eklemek, yeni bir kurulum ya da yeni bir lisans anlamına gelmez.
Evet. Arayüz masaüstü, tablet ve telefon için ayrı ayrı dizilir; mağazadan uygulama indirmeniz gerekmez, tarayıcı yeterlidir. Tablette gider onaylayabilir, telefondan bir mükellefin durumuna bakabilirsiniz. Klavyeyle çalışmayı sevenler içinse 56 kısayol tanımlıdır; sık kullanılan ekranlar arasında fareye uzanmadan gezinirsiniz.
Belge kesen bir işletmeyseniz Mükellef, belgeyi fişe çeviren katman Kolayla, defteri tutan ve bordro ile e-Defter üreten müşavir ofisiyseniz Kolayla PRO. Uygulamada müşavir ofisi PRO ile çalışır, mükellefleri Mükellef'i kullanır ve belge aradaki tek yönlü köprüden geçer. Kolayla PRO belge kesmez; bu sınır bilerek konmuştur, ofisin işi defter tutmaktır.
Hayır. Beyanname hazırlama ve gönderme ürünün kapsamı dışındadır. Kolayla belgeyi toplar, XML'inden okur, hesap kodunu gerekçesiyle önerir ve fişi aktarıma hazır eder; beyan tarafı sizin kullandığınız program ve sizin sorumluluğunuzda kalır. Kapsamı bilerek dar tutuyoruz — yapmadığımız bir işi yapıyormuş gibi anlatmak, mesleğinize saygısızlık olur.
Hayır. Beta'ya katılan ofisin ücretsiz kullanım hakkı beta bitişiyle sona ermez; kullandığı paket için süresizdir. İleride daha geniş bir pakete geçmek isterseniz bunu ayrıca konuşuruz, ama elinizdeki hak geri alınmaz.